Las 8 disciplinas para solucionar problemas | Lideralo

Claves de las 8 disciplinas para la solución de problemas

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Las 8 disciplinas, conocidas como las 8 D’s, es una herramienta de primera línea en boga, que muchas empresas, instituciones y organismos están poniendo en práctica. Es una tendencia creciente que está teniendo mucho éxito en su aplicación.

Cuando un negocio está presentando algunos problemas, si estás detectando que la productividad está afectada o hay situaciones que generan conflictos internos que impactan negativamente en el rendimiento, es oportuno analizar tu situación y aplicar las 8 D’s si consideras que es un método adecuado para resolver la situación que estás afrontando.

Esta metodología de las 8 disciplinas es una herramienta excelente para maximizar tus recursos humanos y financieros, de manera que puedas evitar pérdidas innecesarias.

En el ambiente laboral o en la fase de desarrollo de proyectos, el uso de esta metodología aporta los más grandes beneficios y resultados. El método 8 D’s se remonta a la II Guerra Mundial donde se usó por primera vez por parte de los EEUU, donde se concibió como «Estándar Militar 1520: Acción correctiva y sistema de disposición para material no conforme» y luego fue incorporado como método en empresas como Ford, que empezó a aplicarlo en la década de los 60 y 70. El primer enfoque que debemos tener en cuenta es que 8 D’s para poder dar garantía de calidad en tus productos.

El primer enfoque que nos brinda la metodología 8D es poder encontrar la raíz del problema. Crear una disciplina de trabajo motivada al logro, con capacidad de evaluar resultados durante el proceso y no solo al final del producto, es una garantía para poder alcanzar resultados óptimos y un rendimiento satisfactorio.

Este método es un proceso extenso, involucra a muchas personas que deben contribuir de manera idónea a resolver de manera eficiente el conflicto presente.

Ventajas de la aplicación del método de las 8 D’s

  • Ayuda a incrementar las habilidades del equipo para la resolución de problemas de manera grupal.
  • Contribuye con el desarrollo de los métodos de análisis causa raíz (RCA).
  • Aumenta la capacidad para implementar cambios sistémicos requeridos.
  • Brinda una mejor comprensión de la gestión de problemas y sus posibles soluciones.
  • Mejora la comunicación en el equipo para discutir los enfoques de resolución de problemas.
  • Ayuda a mejorar el manejo de herramientas estadísticas para evaluación de resultados y determinación de problemas.
  • Mejora la visión de la empresa y contribuye a la solución eficaz de problemas.
  • Permite desarrollar un historial de problemas para corregir e evitar cometerlos en el futuro.

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Los cuatro factores  que determinan cuándo es conveniente aplicar la metodología 8D

Los factores que determinan si es conveniente aplicar la metodología 8D’s son los siguientes:

  • Cuando se detectan problemas de seguridad y calidad.
  • Cuando se presentan quejas de clientes sobre el producto o servicio.
  • Si los índices para aplicar una garantía son demasiado altos.
  • Problemas de rendimiento, desperdicios, entre otros.

Veamos de qué se trata esto de las 8 D’s.

Aunque sean 8 las disciplinas, se incluye un nivel “0” donde se realiza la documentación del problema. A continuación explicamos cada punto.

D0 (D-cero)

Este punto inicial es el de la documentación y recolección de datos del problema. Se documentan los síntomas. En esta fase se incorporan preguntas para evaluar si es necesario aplicar el 8 D’s completo.

Disciplina 1: formar un equipo de trabajo con expertos

El primer paso es conformar un equipo multidisciplinario, que te permita evaluar las diferentes aristas del problema y tener capacidad de desarrollar una respuesta integral al problema detectado. Se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos: a) Desarrollar una lluvia de ideas, b) Designar un líder, responsable o coordinador del grupo, que conozca toda la metodología 8 D’s, para que guíe al equipo en su aplicación, c) El equipo debe tener capacidad interpretativa de datos, d) Debe ser constituido con personas de diferentes áreas, e) Determinar un patrocinador.

D2: Definición íntegra del problema

Definir de manera correcta cuál es el problema ayudará a encontrar la solución o posibles soluciones que se puedan determinar. Precisar la causa y los factores que influyeron para este problema se presentara, a partir del análisis de los datos recabados es otro de los aspectos

D3: Implementar y verificar una acción de contención provisional

Este punto es clave, porque se trata de aplicar una solución que ayude a contener el problema de manera inmediata, esta medida es coyuntural y debe retirarse una vez que se aplique la solución definitiva. Muchas personas se quedan en la noción de la solución temporal y eso puede hacer que se vuelva a presentar el problema al no erradicarlo de raíz, de manera efectiva.

D4: Verificar la causa raíz

Una vez que se ha encontrado una solución provisional, es el momento de hacer un balance y análisis profundo de las causas y raíces del problema o de los problemas que están afectando los resultados que se desean. Acá se puede aplicar el diagrama de Ishikawa, los 5 por qués (donde, cuándo, cómo, quién causó, cuánto le costó y el por qué ocurrió eso) y cualquier otra que el equipo considere oportuna para determinar la raíz de todo.

D5: Determinar y verificar acciones correctivas permanentes (en inglés Permanent Corrective Actions, PCAs)

En este momento de la metodología, se deben determinar las acciones orientadas a corregir todos los errores cometidos, que originaron el problema. Se debe evaluar la eficacia de estas medidas para poder definir acciones preventivas para evitar que un problema similar vuelva a presentarse. Esto lleva a elaborar un análisis de riesgos, identificar los tipos de problemas y el impacto que tienen en la empresa.

D6: Implementar y verificar las acciones correctivas permanentes

Una vez determinadas y verificadas las acciones correctivas permanentes, corresponde aplicarlas y evaluar en el proceso su aplicación y resultados. Si el trabajo se ha realizado de manera eficiente, la solución debe comenzar a aplicarse y a tener efecto. Es importante precisar y evaluar el tiempo de su aplicación y los resultados que obtiene de acuerdo a lo definido en D5.

D7: Prevenir la recurrencia del problema y/o su causa raíz

La manera de evitar que el problema se presente de nuevo es prevenir su recurrencia, con el desarrollo de un esquema de trabajo que contemple el análisis de riesgos, aplicando todos los recursos necesarios para evitar que se vuelva a presentar el problema. Una vez que se ha determinado el problema raíz, es tiempo de evaluar la posibilidad de que hay otro lugar o proceso dentro de la empresa o proyecto en el que se puede presentar un problema o igual o similar. Es necesario tener una visión sistémica y aplicar las correcciones en esa dimensión.

D8: Reconocer los esfuerzos del equipo

El buen trabajo debe ser recompensado, es por ello que al finalizar todo el proceso, se reconozca y celebre el buen trabajo desempeñado por el equipo elegido para ello, eso es un elemento de motivación al logro, que garantizar contar con un equipo alerta para cualquier otra coyuntura similar.

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